Indexación colaborativa

Le programme d’indexation collaborative vise à un partage gratuit du savoir et de la connaissance. Il s’inscrit dans le cadre du volontariat et permet à chacun de participer activement à l’enrichissement du site Mémoire des hommes en contribuant à l’amélioration des index des fonds présents sur le site et ouverts à l’annotation. Son principal but est de permettre des recherches plus aisées et plus fines et répondre aussi bien aux besoins des généalogistes que des collectivités et associations désirant réaliser un travail de mémoire, ou encore des historiens et passionnés d’histoire militaire.

Afin de constituer une base fiable, l’annotateur s’engage à respecter les règles suivantes :

1. Je demande à participer au programme d’indexation collaborative des ressources disponibles en ligne, sur le site internet Mémoire des hommes du ministère de la défense.
2. Pour ce faire, je dispose d’un compte et d’un mot de passe personnel que je m’engage à ne pas communiquer, sous quelque forme que ce soit, à toute autre personne physique ou morale.
3. J’annote librement les documents conformément à mes centres d’intérêts, en respectant les règles de saisie édictées par le site. Je peux annoter un document déjà pourvu d’une annotation dans la mesure où cela apporte une information complémentaire.
4. En cas d’erreur constatée sur l’annotation d’un autre internaute, je m’engage à le signaler.
5. Je souscris aux objectifs et valeurs du programme d’indexation collaborative, parmi lesquelles la précision, l’exactitude, l’intégrité, le respect de la vie privée et la gratuité.
6. Je donne mon accord pour que le ministère de la défense (direction de la mémoire, du patrimoine et des archives) jouisse, à titre gracieux, de tous les droits de publication, diffusion publique et de reproduction du travail accompli, et principalement que le résultat de ma contribution soit publié sur le site internet Mémoire des hommes.
7. Si je rencontre des problèmes, je peux prendre contact avec le webmestre du site Mémoire des hommes.

L’accès au projet d’indexation collaborative se fait par l’intermédiaire de la page d’accueil ou du fonds d’archives numérisées à annoter.

Pour annoter, vous devez disposer :

• d’un espace personnel,
• de la validation de l’administrateur du site à votre demande de participer à l'annotation

Dans la visionneuse des documents numérisés, et après vous être connecté, cliquer sur le bouton « ajouter une annotation ».

Accéder ou créer un espace personnel

Pour la base des Morts pour la France de la Première Guerre mondiale, les règles de saisie sont les suivantes :

De façon générale, indexez les termes sur lesquels vous n'avez pas de doute ni de problème de lecture. Aucun champ d'indexation n'est obligatoire et les index auxquels vous aurez contribué sont interrogeables indépendamment les uns des autres.

Pour chacun des champs proposés à l'indexation à partir de la visionneuse de documents numérisés, vous disposez d'une info-bulle vous donnant des consignes et orientations. Celles-ci sont ici reprises et complétées.

• Grade : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. Afin de vous aider, une liste des termes les plus courants est d'abord affichée. Si nécessaire, vous pouvez consulter la totalité des termes de la liste en utilisant "Rechercher un terme". Enfin, si un terme n'était pas présent, vous pouvez le signaler au webmestre, en utilisant l'icône enveloppe "Signaler une erreur".
  Pour "2e classe", indexez "soldat de 2e classe".
  
  

• Unité : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. La liste est accessible sous la forme d'onglets. Le nom de l’unité se présente généralement sous la forme suivante : 27e bataillon de chasseurs alpins (27e BCA).
  Ne pas tenir compte des éventuelles précisions sur l’unité. Exemple : pour « 6^e régiment de génie, compagnie 11/2, »indexez 6^e régiment de génie (6^e RG).
  Enfin, si un terme n'était pas présent, vous pouvez le signaler au webmestre, en utilisant l'icône enveloppe "Signaler une erreur".
  
  
• Lieu de naissance : indexez en recherchant un terme dans la liste. Les termes vous sont proposés à partir du 4e caractère saisi. Sélectionnez alors le terme souhaité et validez. Si le terme que vous recherchez est absent de la liste, ajoutez-le en utilisant "Ajouter un terme".
  Pour les communes dont le nombre de caractères est inférieur à 4, vous devez ajouter le terme. La règle la plus simple consiste à créer le terme en majuscule non accentué et inscrire son numéro de département entre parenthèses sur 2 ou 3 chiffres (par exemple : GAP (05)).
  
  Si la commune appartient aux département 91 à 95, mais que le département indexé est toujours le 75, il convient de le signaler au webmestre afin de modifier l'indexation.
  
  
• Bureau de recrutement : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. La liste est accessible sous la forme d'onglets. Elle contient aussi bien les bureaux de recrutement en France qu’à l’étranger.
  
  
• Classe : saisir une année sur 4 caractères. Ex : 1915. Lorsqu'il y a une double classe (par exemple "1905/07"), il convient d'écrire "1905 ou 1907". L'indication "engagé volontaire" présente sur la fiche (par exemple "1905 engagé volontaire") sera retranscrite de la manière suivante : "1905 (EV)".
  
  
• Matricule au recrutement : il s'agit du numéro matricule présent sur la seconde ligne, juste devant le bureau de recrutement. Saisissez un nombre sans espace. Celui-ci est généralement composé de 1 à 4 caractères. Pour les marins, il peut être suivi d'une lettre. Lorsque le numéro est précédé de "L" ou "LM" ne pas retranscrire ces lettres.
  A noter : c'est à l'aide de ce numéro ainsi que de la classe et du bureau de recrutement, qu'il est ensuite possible de consulter dans les fonds des registres matricules de recrutement des Archives départementales, l'état signalétique et des services militaires d'un soldat. 
  
  
• Date de décès : saisissez dans 3 champs séparés des chiffres pour une date de type : JJ-MM-AAAA. Ex : 04 09 1914. Lorsque qu'il y a une double date ou un intervalle de date, il convient d'indexer à la première date et de le signaler au webmestre via la visionneuse (icône en forme d'enveloppe).
  
  
• Lieu de décès : indexez en recherchant un terme dans la liste. Les termes vous sont proposés à partir du 4e caractère saisi. Sélectionnez alors le terme souhaité et validez. Si le terme que vous recherchez est absent de la liste, ajoutez-le en utilisant "Ajouter un terme".
  Pour les communes dont le nombre de caractères est inférieur à 4, vous devez ajouter le terme. La règle la plus simple consiste à créer le terme en majuscule non accentué et inscrire son numéro de département entre parenthèses sur 2 ou 3 chiffres (par exemple : GAP (05)). 
• Si la commune appartient aux départements 91 à 95, mais que le département indexé est toujours le 75, il convient de le signaler au webmestre afin de modifier l'indexation
• Pour indexer les décès en mer, il convient de suivre la règle suivante : Le lieu de décès sera le nom du bateau (par ex. : Bouvet (cuirassé)), le pays de décès sera "en mer" (voir liste des pays, lettre E), le complément au lieu de décès apportera une information plus précise sur le lieu du naufrage (par ex. : "dans les Dardanelles", "au large de la Grèce").
• Par ses fréquentes imprécisions, le lieu de décès est certainement le champ qui pose le plus de difficultés à indexer. A ce stade, il convient d'indexer un nom de commune, le reste doit être placé dans le champ "Lieu de décès (suite). Dans le doute, demander conseil ou confirmation de votre saisie au webmestre via la visionneuse (icône en forme d'enveloppe).
  
  
• Lieu de décès (suite) : ce champ n'est pas obligatoire et est à renseigner si la fiche présente des éléments complémentaires de la commune de décès (lieu de décès) : lieu-dit, hôpital, ambulance, secteur-postal, etc.
  
  
• Département de décès : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. Les communes sont à indexer aux départements actuels.
  Exemple : 93 - Seine-Saint-Denis, pour une commune de l'ancien département de la Seine.
• Si la commune appartient aux départements 91 à 95, mais que le département indexé est toujours le 75, il convient de le signaler au webmestre afin de modifier l'indexation
  
  
• Pays de décès : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. L'indexation est facultative si le département est renseigné.
  
  
• Lieu de transcription du décès : indexez en recherchant un terme dans la liste. Les termes vous sont proposés à partir du 4e caractère saisi. Sélectionnez alors le terme souhaité et validez. Si le terme que vous recherchez est absent de la liste, ajoutez-le en utilisant "Ajouter un terme".
  Pour les communes dont le nombre de caractères est inférieur à 4, vous devez ajouter le terme. La règle la plus simple consiste à créer le terme en majuscule non accentué et inscrire son numéro de département entre parenthèses sur 2 ou 3 chiffres (par exemple : GAP (05)).
  
  
• Département de transcription du décès : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. Les communes sont à indexer aux départements actuels.
  Exemple : 93 - Seine-Saint-Denis, pour une commune de l'ancien département de la Seine.
• Si la commune appartient aux départements 91 à 95, mais que le département indexé est toujours le 75, il convient de le signaler au webmestre afin de modifier l'indexation
  
  
• Pays de décès : sélectionnez un terme dans la liste proposée et validez. L'indexation est facultative si le département est renseigné.

• De manière générale : pour tout problème d'indexation, de terme non trouvé, mal orthographié, erreur de saisie, doublon, ..., il convient de contacter le webmestre via la visionneuse (icône en forme d'enveloppe "Signaler une erreur"). En retour, le webmestre vous invitera, en fonction de la demande, à lui faire parvenir un justificatif : acte de naissance (nom, prénoms, date et lieu de naissance), acte de décès (informations sur le décès) ou fiche matricule (recrutement, grade, unité).

Pour toute question, contactez le webmestre.